Моделирование бизнес-процессов – анализ и автоматизация процессов управления организацией

Содержание

• Что такое моделирование бизнес‑процессов организации
• Подходы в моделировании
• Этапы моделирования бизнес‑процессов
• Методы моделирования бизнес‑процессов
• Участники моделирования
• Результаты бизнес-моделирования

Что такое моделирование бизнес‑процессов организации

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — это метод описания деятельности предприятия, в основе которого лежит её разделение на отдельные операции, действия, события.

Цели моделирования:

• оптимизация бизнес-процессов в организации, повышение эффективности;

• обеспечение прозрачности;

• повышение гибкости организации, способности к изменениям;

• организация процесса бизнес-планирования;

• взаимодействие участников, своевременное информирование руководства для принятия оптимального решения.

Создаваемая модель включает описание объектов, их взаимосвязи, а также прогноз изменений при предполагаемом воздействии на систему. Анализ бизнес-процессов организации позволяет:

• изучить деятельность компании;

• выявить проблемы;

• определить точки роста, просчитать их потенциал;

• установить зависимость от внешних факторов.

Моделирование может применяться при аудите организации, а также в ходе автоматизации систем управления, обмена информацией, представления отчётности.

Подходы в моделировании

Выделяют три подхода:

• функциональный — не учитывает последовательность элементов системы, фокусируясь на результатах действий, потраченных ресурсах, факторах, степени их влияния и связях. Модель даёт общее представление о системе, функциях её компонентов.

• объектный — предполагает детальное описание операций в виде набора объектов, последовательности их действий, взаимосвязей.

• имитационный — определяет, как будет реагировать система на воздействие различных факторов, а также динамику изменений.

Построение модели может одновременно совмещать разные подходы. Если позволяют цели исследования, из неё могут исключаться отдельные блоки или несущественные элементы.

Этапы моделирования бизнес‑процессов

Моделирование включает следующие этапы:

1.       Построение базовой модели. В рамках этапа определяются основные бизнес-процессы организации, которые разбиваются на отдельные компоненты. В зависимости от целей исследования определяется набор показателей, а также их взаимосвязи. Кроме того, устанавливаются внешние факторы, их влияние на систему.

На данном этапе собираются исходные данные: нормативные, бухгалтерские документы, отчётность, статистика, результаты опросов, исследований.

2.       Анализ полученных данных. Изучаются элементы модели, их связи, определяются ошибки, отклонения от нормы, задвоения операций, задач, ограничения, слабые места.

В ходе анализа определяются точки роста, формируются потребности в корректировках.

3.       Построение модели изменений. Определяются целевые показатели, структура объектов, скорректированные взаимосвязи — все компоненты состояния предприятия, которое необходимо достичь.

Далее строится план изменений, состав необходимых мер. Для обеспечения реализации плана определяются сроки его исполнения, объём издержек, ответственные лица.

4.       Отработка построенной модели. Изменения внедряются на практике, осуществляется сбор целевых показателей на каждом этапе внедрения, контроллинг реализации плана.

5.       Доработка набора изменений. Оценка результатов, внесение корректировок может осуществляться и после внедрения изменений. Постоянный анализ и совершенствование системы обеспечивает рост эффективности организации.

Методы моделирования бизнес‑процессов

Объекты моделирования — любые операции, события, управленческие решения, которые влияют на деятельность предприятия, его способность решать задачи, создавать прибыль. Описание объектов, разбивка их на отдельные элементы формируют основу модели. Порядок её построения регламентируется набором правил и методик (нотацией). Нотации определяют:

• способ представления элементов, связей (схемы, диаграммы, таблицы, текстовые описания);

• признаки выделения элементов системы;

• фокусировку модели (операции, функции, сроки, исполнители, динамика);

• уровень детализации;

• порядок представления сопутствующей информации.

Чаще всего применяют группы методов:

• IDEF (интегрируемые алгоритмические модели) — класс методов, определяющих правила составления графических схем. Схемы обязательно включают последовательность и логические связи объектов. Стандарт устанавливает, как изображаются исходные данные, результаты, механизмы, управляющие воздействия. Возможно проведение декомпозиции: построение общей модели с последующим раскрытием её отдельных элементов.

• BPMN (моделирование бизнес-процессов) — нотация для схем, фокусирующихся на взаимосвязях операций, вариантов развития событий, зонах ответственности исполнителей. Используются диаграммы с ограниченным числом графических элементов, основные их категории:

- объекты потока: события, действия, логические условия перехода;

- соединения: управляющие действия, сообщения;

- роли — исполнители операций;

- артефакты — элементы схемы, улучшающие визуальное восприятие или дающие дополнительную информацию, комментарии.

• VAD (диаграмма прибавления ценности) — нотация, позволяющая в общем виде провести анализ бизнес-процессов организации. В фокусе внимания создаваемая ценность и последовательность шагов по её созданию.

• EPC (событийная цепочка) — для схем, фокусирующихся на выполняемых функциях, выборе этих функций при различных вариантах развития событий. Для каждой функции определяются ресурсы, факторы, исполнители. Основные категории элементов:

- событие — определяет стартовое состояние или результат;

- функция — означает выполняемую операцию;

- организационная единица – исполнитель операции;

- ресурс — используемые или получаемые в ходе выполнения операции материалы, документы, иные сущности;

- соединение — обозначает отношения между объектами.

Участники моделирования

В зависимости от целей и заданного уровня проработки для формирования моделей привлекаются разные группы лиц.

Простые схемы верхнего уровня могут построить сотрудники компании или другие непосредственные участники процесса.

Система моделирования бизнес-процессов, предусматривающая более глубокую проработку, предполагает создание команд по разработке:

• рабочие группы из сотрудников организации;

• специальные подразделения в структуре компании;

• привлечённые специалисты.

Отдельные команды могут формироваться на определённых этапах.

Привлечение непосредственных участников позволяет:

• наполнить модель исходными данными;

• дополнить неочевидными деталями;

• отразить особенности работы организации, специфику отрасли.

Сторонние специалисты необходимы для:

• восполнения недостатка навыков в сфере анализа и проработки системы;

• независимой проверки предоставляемых сведений;

• исключения подмены данных, когда вместо фактического положения создаётся желаемая картина;

• адаптации модели к системам автоматизации.

Результаты бизнес-моделирования

Моделирование бизнес-процессов предприятия позволяет:

• повысить качество управления и контроля в компании;

• повысить прозрачность;

• устранить слабые места, оптимизировать операции, исключить задвоение функций;

• определить необходимость изменений: создания дополнительных структурных единиц, источников ресурсов;

• провести необходимые изменения;

• упростить понимание структуры, взаимосвязей;

• перенести структуру и процессы в филиальную сеть или дочерние организации.

Ошибки, допускаемые при моделировании (ложные исходные данные, неверное их толкование, ошибки в расчётах), приводят к искажению результатов. Внедрение модели не приносит ожидаемого эффекта, проект изменений может быть заброшен или остановлен на полпути, а затраты списаны.

Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо соблюдать принципы:

• информационной достаточности (сбор объективной информации, отказ от выводов при недостатке данных);

• достижимости (проверка наличия необходимых ресурсов и возможностей);

• множественности (сопоставление данных из разных источников, работа с несколькими вариантами изменений);

• агрегирования (детализация процессов и связей элементов, повышающие гибкость);

• отделения (детализация не должна слишком усложнять модель, следует исключать лишние данные в зависимости от целей).