Содержание
Стратегия закупок ― это набор правил и действий, определяющих поведение организации при реализации закупочной деятельности. Сюда входят различные методы работы с поставщиками, с продукцией, что в конечном итоге влияет на экономическую и операционную эффективность компании.
При больших объёмах закупок важно разработать правила осуществления поставок, наиболее рационально отражающие особенности работы. Политика закупок может различаться по глубине проработки, разделяемым группам товаров, работ, услуг. Чем больше выделяется категорий и чем больше у них отличий, тем эффективнее может быть закупочная деятельность. Однако усложнение процессов требует привлечения больших ресурсов компании и повышения её компетенции.
Методы проведения закупок различаются по отраслям. Например, приобретение электроэнергии и бумаги для офиса не может производиться единым образом. Разделение закупочной деятельности по категориям лежит в основе категорийного менеджмента. Целью стратегии управления закупками по выбранной категории могут быть:
1. Снижение затрат.
Компания стремится снизить расходы, привлекая более выгодных поставщиков, подбирая дешёвые аналоги используемых материалов, оптимизируя логистику, регулируя плечи поставок.
2. Гарантированные поставки.
Основная задача по категории ― отсутствие перебоев в поставках, для чего могут создаваться складские запасы, аварийные бригады, требоваться дополнительные гарантии от контрагентов. Применяется, например, при обслуживании инженерных систем жизнеобеспечения: отопления, электрических сетей.
3. Срочное обеспечение нужд компании.
Актуально при аварийных ситуациях или при реализации крупных инвестиционных проектов, когда излишние затраты конкретного этапа оправдываются общей экономикой проекта.
4. Выход на самостоятельное обеспечение.
Компании могут развивать собственные возможности по поставкам в выбранной отрасли или создать дочернюю структуру, которая вместе с удовлетворением нужд материнской компании будет иметь возможность получать дополнительную выручку, работая на сторонних заказчиков.
5. Развитие компетенции поставщиков.
Заказчик делает упор на повышение качества поставляемого сырья или оборудования, что позволит расширить собственный ассортимент, улучшить конкурентные возможности.
6. Достижение целей в рамках группы компаний.
Заказчик в составе холдинговой структуры при поставках по определённой категории ориентируется на общие цели холдинга: выбирает партнёра из группы компаний или дочерних организаций.
7. Оптимизация закупочных процессов.
Деятельность компании направлена на уменьшение количества категорий или частоты закупочных процедур, устранение бюрократии. Одним из вариантов оптимизации может быть передача функции закупок в отдельную структуру или на аутсорсинг в специализированную организацию.
8. Снижение влияния на экологию.
Заказчик делает упор на рациональное использование ресурсов, работает с поставщиками, реализующими программы в области экологии и устойчивого развития, предлагающими экологически чистые материалы и сырьё.
9. Повышение репутации компании.
Компания снижает риски, связанные с коррупцией, работой с недобросовестными поставщиками, лицами с сомнительной репутацией.
Факторы, определяющие выбор стратегии закупок, зависят от конкретных особенностей рынков товаров, работ, услуг. К таким факторам относятся:
- Уровень конкуренции на рынке. При большом количестве участников целесообразно делать упор на конкурентные процедуры. В случае монополии на рынке проведение тендера влечёт только увеличение трудозатрат.
- Степень влияния компетенции поставщика на результат. При высокой степени влияния опыт и квалификация может иметь для заказчика большее значение, чем предлагаемая цена.
- Тип товара. Включает данные о сроке годности, условиях хранения, транспортировки, стоимости владения.
- Степень влияния заказчика на рынке. Определяет способность управлять поставщиками и контролировать качество получаемой продукции, возможность задавать стандарты.
- Финансовые возможности заказчика. Определяют, сможет ли заказчик оперировать большими объёмами поставок, гарантировать спрос, оплату и т.д.
- Наличие компетенции у заказчика. Влияет на возможность заказчика делить объёмы между разными партнёрами, контролировать поставки, формировать этапы проектов.
- Финансовые ресурсы поставщиков. Возможность привлечения крупных подрядчиков позволяет заказчику передать им часть функций по контролю, получить лучшие условия обеспечения исполнения обязательств и гарантии.
- Издержки процесса смены поставщика. Наличие постоянного исполнителя помогает получать скидки или решать текущие задачи в ускоренном порядке. Привлечение же нового, более выгодного поставщика обернётся большими затратами, связанными с перестройкой логистики, обучением персонала, сменой оборудования.
Разработка стратегии закупок компании включает следующие элементы:
- Анализ категории. Включает описание рынка, особенности товара, отрасли.
- Цели управления закупками по категории.
- Анализ текущих издержек, возможные пути их снижения.
- Подходы к взаимоотношениям с контрагентами.
- Способы выбора поставщиков.
- План реализации категорийной стратегии.
- Анализ рисков, методы управления рисками.
Категорийная стратегия закупок предполагает анализ текущих условий, обоснование и методы закупочной деятельности. Она может быть пересмотрена в случае изменения условий на рынке, появления новых обстоятельств, в результате анализа контрольных показателей, получения обратной связи от функциональных подразделений заказчика. Следует периодически оценивать текущую стратегию с точки зрения её целей, издержек и качества получаемых товаров, сервиса.
Работа в рамках закупочной стратегии ― комплексный долгосрочный процесс, требующий постоянного анализа и оценки. В нём участвуют представители разных подразделений:
- Блок закупок ― определяет методы и правила закупок, проводит тендеры, обеспечивает выбор поставщиков.
- Функциональное подразделение ― работает с исполнителями, контролирует поставки, качество товара.
- Юридический блок ― определяет права и обязанности контрагентов, условия договоров, ответственность сторон.
- Финансовый блок ― формирует бюджет, контролирует финансы.
- Блок безопасности ― проверяет соответствие контрагентов требованиям заказчика.
В зависимости от структуры компании состав привлекаемых специалистов может быть иным. Для отдельных категорий могут создаваться межфункциональные команды для разработки и реализации категорийной стратегии.