OTIF-система управления ― оценка выполнения ключевых операций бизнес-процесса. Цели и задачи системы On-Time-In-Full. Расшифровка и формула показателя OTIF-эффективности.
Содержание
On-Time In-Full, или OTIF (расшифровка ― «вовремя, в полном объёме») — это система оценки процесса или набора операций с точки зрения его своевременности и полноты.
OTIF-система управления позволяет оценить эффективность:
· производственного процесса;
· цепочки поставок;
· складской обработки товаров;
· реализации продукции в точке продаж.
На производстве или складе OTIF показывает способность системы справляться с текущими заказами. Клиентом, или бизнес-заказчиком, в таком случае выступает отдел сбыта или следующие по процессу производственные линии.
Какие факторы влияют на процесс и, соответственно, на его показатели:
· система планирования, прогнозирование спроса;
· качество обеспечения сырьём: развитие складов, транспорта, организация приёмки, учёта, погрузо-разгрузочных работ;
· непосредственно организация работы линии: количество поломок, аварий, простоев.
OTIF в логистике измеряет эффективность доставки товара и долю удовлетворяемых запросов покупателей. OTIF поставщика зависит от:
· скорости работы контрагентов, условий договоров с ними, их ресурсов;
· логистики, зависимости от погодных условий, пробок и т. д.;
· количества обработчиков товаров, доставщиков.
OTIF-анализ в точке продаж в общем смысле даёт представление об эффективности реализации. На неё могут влиять:
· качество организации работы в самой точке;
· ассортимент товаров, уровень спроса, маркетинг;
· расположение точки, поток клиентов;
· наличие конкурентов.
Расчёт OTIF производится в рамках оценки эффективности предприятия, при разработке стратегии изменений или моделировании бизнес-процессов.
OTIF — это метрика, позволяющая оценить способность системы выполнять свои операции вовремя и в полном объёме.
К исходным данным для анализа относятся:
· отчётный период ― срок, в течение которого собираются данные для анализа;
· норматив по срокам обработки запроса. Устанавливается в соответствии с количеством, характером проводимых операций. Может быть отражён в регламентах, договорах с клиентами;
· количество запросов. В зависимости от характера изучаемой системы под запросами могут пониматься заявки, поступившие на исполнение, производственные операции, товары, направленные на обработку. Для проведения оценки определяется:
общее количество запросов за отчётный период;
количество запросов, которые были выполнены за отчётный период;
количество запросов, которые были выполнены за отчётный период без нарушений по срокам.
Система OTIF опирается на две составляющие процесса:
· своевременность ― клиентам важно получить свой заказ (товар) вовремя.
· полнота ― количество товара должно соответствовать заказу.
On time in full показатель считается по формуле:
% исполнения заказов в срок (OTIF) = количество заказов исполненных в срок (шт) / общее количество заказов периода (шт) * 100%.
В последние годы методологами предлагается также альтернативная формула для расчетов:
OTIF = КOT × KIF, где
· КOT ― коэффициент выполнения в срок. Он показывает отношение выполненных запросов без нарушения сроков к общему числу запросов за отчётный период;
· KIF ― коэффициент общего выполнения. Он определяется отношением всех выполненных запросов за отчётный период к общему числу поступивших запросов.
Первая формула более широко распространена в мировой практике, поскольку подразумевает исполнение заказов с обоими условиями – «в срок в полном объеме» (OTIF – On Time In Full) – и дает возможность охарактеризовать дисциплину поставок, или Delivery Performance. Вторая, альтернативная формула содержит, по сути, второе действие и вносит поправочное значение, которое характеризует также объем выполнения заказов в целом.
Приведем пример расчетов. Допустим, на складе внедрена система автоматического учёта обработки поступающей продукции. Установлен норматив на обработку товара ― до 15 минут. За отчётный период от поставщиков в обработку поступило 95 единиц продукции. Система обработала 91 единицу товара, причём 5 единиц были обработаны с нарушением сроков. Значение OTIF для такой системы по первой, наиболее распространенной формуле составит: (91-5) / 95*100% = 90,5%. Значение OTIF по альтернативной формуле составит: КOT = (91 – 5) / 95 = 0,905; KIF = 91 / 95 = 0,958; OTIF = К OT × K IF = 0,905 × 0,958 = 0,867, или 86,7%.
Приведем пример расчетов.
Допустим, на складе внедрена система автоматического учёта обработки поступающей продукции. Установлен норматив на обработку товара ― до 15 минут. За отчётный период от поставщиков в обработку поступило 95 единиц продукции. Система обработала 91 единицу товара, причём 5 единиц были обработаны с нарушением сроков.
Значение OTIF для такой системы по первой, наиболее распространенной формуле составит:
(91-5) / 95*100% = 90,5%.
Значение OTIF по альтернативной формуле составит:
КOT = (91 – 5) / 95 = 0,905;
KIF = 91 / 95 = 0,958;
OTIF = К OT × K IF = 0,905 × 0,958 = 0,867, или 86,7%.
OTIF позволяет оценить эффективность всей цепочки поставок, а не отдельных ее частей, с точки зрения удовлетворенности клиента. Этот показатель не определяет причины возможных проблем в процессах, не содержит методики их исправления. Инструмент служит индикатором, позволяя с определённой степенью достоверности установить факт наличия перебоев.
Для проведения оценки в первую очередь нужно определиться с точкой отсчёта. OTIF может анализироваться следующими способами:
· в динамике: сравниваются показатели одного и того же процесса в разные периоды времени, например, до и после внедрения изменений;
· в сравнении с плановыми значениями. Цели устанавливаются руководством или условиями договоров с клиентами. Анализ фактических данных служит для определения степени достижения плана;
· в сравнении с результатами других субъектов: выделяются нормальные для отрасли значения, доступные данные о конкурентах или рейтинг различных подразделений в рамках одного предприятия на основе достигнутых показателей.
При получении низких значений проводится анализ бизнес-процессов, выявляются причины перебоев. Далее разрабатываются стратегии их устранения.
При построении модели бизнес-процессов определяются целевые значения OTIF и контрольные точки фиксации изменений. Издержки и сроки достижения цели определяют успешность внедряемой модели.
Оценка дисциплины поставок с помощью методики OTIF позволяет повысить эффективность работы, поднять рейтинг компании и удовлетворённость клиентов. Показатель иллюстрирует эффективность бизнес-процессов и оперативной деятельности.
Развитие инструментов обратной связи и ускорение обмена информацией между клиентами и участниками рынка повлекло кратное повышение требований к качеству обработки запросов. В отраслях с высоким уровнем конкуренции каждая задержка, любая проволо́чка влияет на лояльность и способна значительно снизить клиентскую базу. Сохранение низких значений показателя в течение долгого времени может вызвать такие негативные последствия, как:
· риски для репутации, снижение лояльности постоянных клиентов;
· потеря потенциальных клиентов;
· недополученная прибыль из-за низкой эффективности процессов;
· дополнительные расходы, связанные с возвратом средств клиентам;
· повышение издержек, связанных с исправлением ошибок;
· штрафные санкции со стороны заказчиков.
Бизнес-процессы требуют постоянного анализа и улучшения. Зафиксировать достижения и остановиться в развитии невозможно, следует постоянно совершенствовать свою работу. Компания, построившая процессы наилучшим образом, своевременно управляющая рисками, сможет достичь долгосрочного успеха. Показатель OTIF является одним из эффективных инструментов оценки работы и поиска точек роста.
1. Володькин П. П. Моделирование автотранспортных операций грузовых перевозок с учетом концепции «точно в срок» на примере автотранспортных предприятий Приморского Края // Транспорт: наука, техника, управление. Научный информационный сборник. – 2021. – № 5. – С. 26-30.
2. Ившин С. Ю. Кросс-функциональные показатели оценки эффективности логистического аутсорсинга // Логистика: форсайт-исследования, профессия, практика : материалы I Национальной научно-образовательной конференции, Санкт-Петербург, 20 октября 2020 года. – Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский государственный экономический университет, 2020. – С. 163-169.
3. Колински А. Метод оценки эффективности транспортных процессов в цепях поставок // Инновационный транспорт. – 2015. – № 4(18). – С. 25-30.