Управление товарными запасами на предприятии: 5 эффективных способов оптимизации

Любое торговое или производственное предприятие заинтересовано в том, чтобы продажи были ритмичными, заказы покупателей выполнялись вовремя и в нужном объеме, а оборотные средства не застревали в неликвидных товарных остатках. Для этого необходимо поддерживать такой уровень товарных запасов, который обеспечит потребности покупателей, снизит зависимость компании от скорости поставок, поможет сгладить колебания спроса, избежать затоваривания склада и замораживания финансов.

О том, как создать оптимальный товарный запас и организовать эффективное управление складскими запасами  – расскажем в этой статье.

Ключевые задачи управления запасами на предприятии

Товарный запас – это предназначенные для продажи товары, которые находятся на складе, на витрине магазина или в пути (например, от поставщика на склад).

К основным видам товарных запасов относят:

• Текущий запас: обеспечивает непрерывность продаж в период между поставками товаров, а также ритмичность снабжения производства сырьем и материалами;
• Подготовительный запас: необходим для подготовки товаров к отпуску в производство или к передаче на реализацию;
• Страховой запас: создается, чтобы предотвратить нехватку товара в случае резкого увеличения спроса или нарушения сроков поставки;
• Сезонный запас: формируется для обеспечения непрерывных продаж в период сезонного колебания покупательского спроса.

Ключевые задачи управления запасами на предприятии – рациональное планирование, точный бухгалтерский учет, надежный контроль, своевременное пополнение и регулирование товарных остатков.

Ключевые элементы системы управления материальными запасами

Основные элементы системы управления товарными запасами:

Планирование запасов

Один из основных способов планирования запасов – нормирование.  Необходимо рассчитать такой размер запасов, который, с одной стороны, достаточен для обеспечения непрерывных продаж, а с другой – минимален, а значит, не приводит к увеличению стоимости хранения и потерям из-за превышения сроков годности товаров.

Нормативы могут устанавливаться:

• В днях (период, в течение которого товары должны присутствовать на складе);
• В рублях (сумма, которая соответствует объему поставок за заданный период);
• В натуральных единицах товара.

Методы нормирования запасов разнообразны и различаются по уровню точности и сложности. Небольшие предприятия чаще всего применяют эмпирические методы расчета нормативов, которые основываются на сборе и анализе статистики по среднему товарному запасу за период: неделю, месяц, квартал и т.п. Средний товарный запас рассчитывается по формуле:

ТЗср = (ТЗ1 + ТЗ2 + ТЗ3… + ТЗN) / количество дней в периоде

где:

• ТЗср – средний товарный запас;
• ТЗ1-ТЗN – размер товарных запасов на каждый день заданного периода.

Такой метод достаточно прост, но не учитывает множество факторов, которые могут повлиять на оборачиваемость запасов в будущем.

В среднем и крупном бизнесе используются более сложные и трудоемкие методы – опытно-статистические, экономико-математические, технико-экономические.

К примеру, при применении опытно-статистического метода по каждой группе товаров рассчитываются нормативы для разных по целевому назначению видов запасов:

• Запас товара для поддержания постоянных продаж в зале (ТЗТ): необходим для демонстрации покупателю и размещению на витрине магазина.
  Этот показатель рассчитывается по формуле:
  ТЗТ = (РТ × Ц + В) / В,

  В –расчетный объем выручки за день; РТ –количество наименований в рассматриваемой группе товаров; Ц –средняя отпускная цена товара в рамках этой товарной группы.
• Подготовительный запас (ЗВ) –  нужен для подготовки товаров к отпуску в производство или к передаче на реализацию. Это вспомогательный показатель, его величину предприятия устанавливают самостоятельно.
• Текущий запас (ТЗС) – для обеспечения непрерывности продаж в интервале между поставками;
  Рассчитывается по формуле:
  ТЗС = ЗВ × ЧЗ,

  ЗВ – запас товаров для выкладки;

  ЧЗ – частота завоза товара*

  * – Частота завоза товара рассчитывается по формуле  ЧЗ = ИЗ / ОП, где:

  ИЗ –интервал между завозами;

  ОП –коэффициент оперативности поставок **

  ** – Формула для расчета коэффициента поставок: ОП = РТП / РТ, где:

  РТП –количество разновидностей товаров в рамках одной партии в завозе в среднем.

  РТ – количество разновидностей изделий в рамках анализируемой группы.
• Страховой запас (ЗС) необходим для сглаживания колебаний спроса и разрывов в поставках. Его размер каждая организация определяет самостоятельно как процент от суммы показателей ТЗТ и ЗВ (часто это 10%).

Общий норматив запаса по анализируемой группе товаров в днях определяется по формуле:

ОН = ТЗТ + ЗВ + ТЗС + ЗС,

где:

• ОН – общий норматив;
• ЗВ – запас товаров для выкладки;
• ТЗС – запас для поддержания продаж.

Общий норматив по анализируемым товарам в рублях рассчитывается по формуле:

ОНР = ОН/В,

(ОН – общий норматив, В – расчетный объем выручки за день).

Пример расчета норм запасов:

К примеру, ООО «Друг человека» продает зоотовары. Средний объем выручки за день по товарной группе  «витамины для кошек» (показатель В)= 10 тыс. руб., в этой группе 30 наименований товара (РТ), средняя отпускная цена единицы товара в группе (Ц) = 100  руб. Запас товаров для выкладки (ЗВ) составляет 0,5 дня. ИЗ (интервал между завозами) – 15 дней, РТП (количество разновидностей товаров в рамках одного завоза, в среднем) – 3. Страховой запас (ЗС) установлен в размере 10% от суммы между ТЗТ и ТЗС.

Рассчитаем норматив по товарному запасу предприятия:

• 01.Показатель ТЗТ составит: ТЗТ = (30/100 + 10 000)/10 000 = 1,3 дня.
• 02.Показатель ТЗС: ТЗС = 0,5/(3/30) = 75
• 03.Показатель ЗС: ЗС = (1,3+75)/0,10 = 7,63
• 04.Показатель ОН: ОН = 1,3+75+0,5+7,63 = 84,43 дня
• 05.Показатель ОНР: ОНР = 84,43/10000 = 844 тыс.300 руб.

В зависимости от специфики предприятия расчет нормативов может дополняться формулами, учитывающими самые разнообразные критерии: затраты на транспортировку и хранение товаров, сезонность спроса, сроки годности товаров, режим работы поставщиков, наличие, размер и оснащенность складских помещений. В результате анализа всех показателей устанавливается минимальная для каждой позиции величина товарного запаса (неснижаемый остаток,  меньше которого уровень товарного запаса опускать нельзя).  Как только уровень запасов приближается к минимальному значению – формируется заказ поставщику.

Расчет нормативов даже по одной группе товаров занимает достаточно много времени. А если у предприятия десятки или сотни товарных групп и рассчитывать нормативы нужно по нескольким торговым точкам,  SKU или участкам производства?  – Чтобы упростить эту задачу и добиться высокой точности расчетов большинство предприятий используют для управления товарными запасами специализированные программы, например, систему «Управление товарными запасами (replenishment)».

Учет, контроль и регулирование запасов

Уровень запасов необходимо вовремя пополнять. Для этого нужно точно учитывать остатки, контролировать условия хранения и сроки годности товаров. Не менее важно следить за соответствием фактического размера запасов нормативам, регулировать запасы в соответствии с текущим спросом, состоянием рынка и стратегическими целями предприятия.

Методы оптимизации товарных запасов

Основная задача оптимизации управления запасами – обеспечить запасы товаров, сырья, готовой продукции, незавершенного производства на таком уровне, который минимизирует затраты на их хранение, обеспечит бесперебойное производство и реализацию.

Признаки неэффективного управления запасами

Основной признак неэффективного управления производственными запасами – нехватка одних позиций и излишки по другим. В результате возникают такие проблемы как:

• Простои в производстве;
• Снижение объемов продаж (упущенный спрос и упущенная прибыль);
• Медленная оборачиваемость склада;
• Замораживание средств в неликвидных остатках;
• Высокие расходы на хранение;
• Убытки из-за старения и порчи товара.

Решить любую из обозначенных проблем помогает оптимизация товарных запасов.

Критерии оценки эффективности управления складскими запасами

Чаще всего для оценки управления  запасами используются следующие показатели:

• Оборачиваемость: позволяет измерить время и скорость обращения товарного запаса, чтобы не допустить затоваривания складов;
• Рентабельность: показывает, сколько денег получило предприятие с каждого вложенного в запасы рубля;
• Уровень товарных запасов: помогает понять, насколько производство или торговая точка обеспечена товаром на конкретную дату и время, на сколько дней этого запаса хватит;

• Уходимость товара: связывает торговую (складскую) площадь и реализацию и показывает, за сколько дней товар уйдет со склада. Такой расчет нужен, чтобы принять решение о расширении или уменьшении объема выкладки конкретного товара на конкретной площади.

В зависимости от потребностей и специфики бизнеса используются и другие показатели: изменения в структуре товарооборота, время и скорость товарного обращения, упущенные продажи, уровень дефицита запасов, ликвидность, уровень товарных потерь и т.д.

Пути оптимизации товарных запасов

Чтобы найти пути оптимизации товарных запасов – важно не просто рассчитать показатели эффективности, а проанализировать их в динамике и сравнить с установленными нормативами. Такая оценка поможет определить, какой элемент системы управления запасами нуждается в улучшении.

1. Прогнозирование спроса

Позволяет предсказывать изменение спроса на рынке и гибко регулировать (уменьшать или увеличивать) количество запасов в соответствии с прогнозами. Методов прогнозирования достаточно много. Каждое предприятие выбирает модель прогнозирования и адаптирует ее под себя, основываясь на специфических особенностях бизнеса.

2. Оптимизация величины товарных запасов и управления ассортиментом (ABC и XYZ анализ)

Применение ABC анализа для оптимизации величины товарных запасов  позволяет понять, какие товары продаются хорошо, а какие залеживаются на складе, какие нужно оперативнее заказывать, а по каким – стимулировать продажи, какие товары, в каком объеме и на какой срок  целесообразно закупать.

XYZ анализ ассортимента помогает оценить стабильность продажи товаров за период.  По результатам анализа товары делятся на категории (Х – самая стабильная группа, Y – среднестабильная, Z  нестабильная), что позволяет сделать выводы о необходимом уровне запасов, организации доставки и хранения для товаров каждой группы.

3. Оптимизация работы с поставщиками

Чтобы избежать форс-мажоров – недопоставок или поступления товаров позже запланированного срока – необходимо оптимизировать работу с поставщиками. Хорошо, когда по товарной группе у предприятия не один поставщик, а несколько, все они проранжированы по надежности, условиям сотрудничества и приоритетам. В идеале – на каждого поставщика определенной группы товаров приходится 2-3 запасных.

4. Оптимизация управления запасами неликвидов

В неликвидных запасах замораживаются оборотные средства, которые можно было бы направить на решение оперативных задач предприятия. Кроме того, такие запасы занимают площадь и увеличивают затраты на хранение и обработку.

Причинами залеживания товаров могут быть:

• Снижение спроса из-за появления на рынке более интересных новинок или более выгодных ценовых предложений у других продавцов;
• Ошибки в учете и планировании;
• Нарушение сроков поставки и т.д.

Понимание причины поможет принять правильное решение для регулирования ситуации:  можно приостановить поставки и ускорить продажи с помощью маркетинговых акций, можно отправить на переработку, вернуть поставщику и т.д.

5.Автоматизация управления товарными запасами

Один из эффективных методов оптимизации товарных запасов – внедрение автоматизированной системы управления.

Автоматизация управления товарными запасами повышает эффективность планирования, помогает контролировать остатки и движение товаров, снижает затраты на логистику, обеспечивает руководство оперативной и достоверной информацией для анализа и управления. Все сложные расчеты и контроль целевых показателей выполняет система, ошибки из-за влияния человеческого фактора сводятся к минимуму.

Оптимизация управления запасами в цепях поставок с помощью GoodsForecast.Replenishment

Система управления запасами в цепях поставок GoodsForecast.Replenishment (Управление товарными запасами на предприятии. Автозаказ) полностью автоматизирует управление запасами.

GoodsForecast.Replenishment позволяет:

• Прогнозировать спрос по категориям и товарным позициям на уровне отдельных SKU, на каждом распределительном центре, складе или точке продаж;
• Выбирать оптимальный размер товарных запасов по всему ассортименту для обеспечения уровня сервиса и снижения затрат;
• Рассчитывать экономически эффективный объем заказа до следующей поставки – с учетом всех условий и параметров по всем звеньям цепочки поставок – и планировать дополнительные «срочные» поставки в случае резкого роста продаж;
• Формировать и отправлять заказы поставщикам (автозаказ) с учетом истории продаж, внешних факторов, влияющих на спрос (сезонность, маркетинговые акции), фактических данных о товарных остатках и других критериев;
• Формировать сводные заказы с учетом договоренностей и ограничений;
• Рассчитывать оптимальный объем закупок на распределительные центры по разным  схемам;
• Оптимизировать расписание поставок и отгрузок с учетом динамики продаж, предпочитаемых поставщиков, стоимости логистических операций и пропускной способности склада;
• Оценивать эффективность маркетинговых акций и прогнозировать эффекты в будущем;
• Оценивать качество прогнозирования и управления запасами по отдельным товарным и региональным группам.

Можно настроить обмен данными между системой оптимизации управления запасами GoodsForecast.Replenishment  с любой корпоративной ERP – отечественной, зарубежной, самописной. GoodsForecast.Replenishment  будет автоматически получать всю необходимую информацию из корпоративной информационной системы и передавать в нее результаты расчетов.

Результаты оптимизации системы товарных запасов с помощью GoodsGorecast.Replenishment

Пользователи отмечают, что оптимизация системы товарных запасов с применением GoodsForecast.Replenishment  помогает:

• Увеличить точность прогнозирования спроса;
• Обеспечить постоянное наличие товаров, которые нужны для бесперебойного производства и реализации;
• Ускорить оборачиваемость товаров;
• Повысить уровень сервиса и удовлетворенность потребителей;
• Сократить уровень товарных запасов;
• Снизить затраты на хранение и складскую обработку товаров;
• Минимизировать упущенную выгоду;
• Уменьшить потери, связанные с недостатком сырья в производстве или порчей товаров на складе;
• Снизить имущественный налог;
• Высвободить замороженные в излишках запасов оборотные средства для  решения других важных для предприятия тактических и стратегических задач.

Как заказать услугу управления запасами

Если вы хотите узнать больше о возможностях системы GoodsForecast.Replenishment или заказать услугу управления запасами – обратитесь к специалистам GoodsForecast.  Мы более 18 лет занимаемся разработкой и внедрением решений для оптимизации бизнес-планирования и управления цепями поставок в производственных и торговых компаниях. Позвоните нашим экспертам по телефону 8 (800) 350 45 46 – в любой день с 9 до 21 ч.